İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.
İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür."
Söz konusu metin incelendiğinde işverenlerin çalıştırdıkları tüm işçiler için işyerinde işçi özlük dosyası oluşturması gerekmektedir. Bu özlük dosyasında; tüm belge ve bilgiler üçüncü şahıslardan saklı kalmak kaydıyla:
1- İşçi kimlik bilgileri, Nüfus Cüzdanı Sureti,
2- İşçi kimlik bilgileri, Nüfus Cüzdanı Fotokopisi,
3- İkametgâh İlmühaberi,
4- Mezun olduğu okul diploma fotokopisi
5- Referans Mektupları ve CV' si
6- Kanun gereği iş sözleşmesi,
7- Sağlık Raporu,
8- Bazı işkolları için, periyodik olarak sağlık muayenelerinden geçirildiklerine dair rapor.
9- Özürlü işçi ise Sakatlık Raporu aslı veya fotokopisi,
10- Sakatlık İndiriminden yararlanabilmesi için ilgili Gelir İdaresi Başkanlığından indirim uygulanacağına dair yazı
11- Sakat işçi için İŞKUR müracaat kayıt evrakı,
12- Adli sicil kaydı,
13- Eski hükümlü ise İŞKUR müracaat kayıt evrakı,
14- Terör mağduru ise İŞKUR müracaat kayıt evrakı,
15- Ödenen ücretlere ait hesap pusulalarının bir sureti,
16- Herhangi bir kanuni sebeple ücret kesme cezası uygulanırsa, yapılan kesintilerin sebebinin bildirildiği yazı,
17- Fazla çalışma için işçinin onayının alındığı yazı,
18- İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda ve karşı karşıya bulundukları mesleki riskler, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirildiklerine dair yazı.
19- Çalışma Belgesi (İşten Ayrılan İşçiler İçin)
20- İşin gereklerine göre bulunması gereken diğer evraklar,
21- Ağır ve Tehlikeli İşlerde çalıştırılan personeller için: İşçilerin adı, soyadı ve T.C. Kimlik numaraları, doğum yeri ve tarihlerini belirten liste.
